Pomoc KSeF —najczęstsze pytania

1 Co zrobić, jeśli obsługa KSeF w aplikacji nie działa?

2 Jak wysłać fakturę do KSeF?

3 Co oznacza komunikat „Kod 200" w KSeF?

Kod 200 = poprawna odpowiedź serwera, ale brak dalszej akcji wskazuje na błąd konfiguracji.

• Wybierz KSeF 2.0 + schema FA(3)
• Sprawdź środowisko → produkcyjne
• Zweryfikuj uwierzytelnienie

4 „Upłynął czas logowania w KSeF"

Masz ok. 5 minut na podpisanie pliku init.xml. Przygotuj profil zaufany/certyfikat przed kliknięciem „Uwierzytelnij się".

5 Faktura nie przechodzi walidacji KSeF

Upewnij się, że:

• w numerach NIP sprzedawcy / nabywcy (i innych podmiotów) nie występują myślniki
• wypełniłeś poprawnie pole adres (podana miejscowość, kod pocztowy, ulica)
• wybrałeś właściwy kraj nabywcy (dot. faktur zagranicznych)
• kwoty na fakturze podajesz z dokładnością do 2 miejsc po przecinku
• faktura ma status: „Zatwierdzony"

Jeśli faktura nie przechodzi walidacji (jest niezgodna ze schemą KSeF FA(3)) program sygnalizuje o tym, wyświetlając odpowiedni komunikat. Komunikat może wydawać się trudny w interpretacji - podany jest w żargonie technicznym, jednakże przeczytaj go uważnie. Znajdziesz wprost informację o tym, co na fakturze nie jest zgodne ze schemą FA(3). Jeśli chcesz poprawić fakturę, przywróć ją do edycji, dokonaj zmian i zatwierdź dokument ponownie.

6 Faktura z KSeF wygląda inaczej / tabelka się rozjeżdża

Domyślnie wygląd faktur KSeF wizualizowany jest zgodnie z transformatą przygotowaną przez MF. Nie jest ona przystosowana do wydruków, ma układ poziomy, pola nie są odpowiednio dostosowane. Jednakże podaje wszystkie informacje, które są w dokumencie.

W najnowszych wersjach programu odnajdziesz druki - szablon obsługujący również KSeF i dostosowany do pionowego układu strony, bardziej przyjazny dla wydruków. Zmiany dokonujemy z poziomu okna podglądu faktury - dolne menu „Opcje".

7 Brak kodu QR na fakturze z KSeF

Kody QR nie są częścią pliku XML, są nadawane po wysłaniu dokumentu do KSeF. Z tego względu domyślna transformata (wizualizacja) ich nie przedstawia. Przygotowaliśmy nowy szablon wydruku, który zawiera kody - patrz pkt 6.

Powyższe dotyczy faktur zaimportowanych z KSeF. W przypadku faktur wystawionych przez nas domyślnie stosowany jest dotychczasowy szablon. Wprowadziliśmy w nim niezbędne poprawki, sprawiające, że kody QR powinny się wyświetlać. Jeśli ich nie widzisz, sprawdź:

• czy nie korzystasz z własnego (edytowanego wcześniej) szablonu. W takim wypadku zmiany nie są automatyczne - powinieneś zaktualizować swój szablon samodzielnie lub zmienić na domyślny.
• Kod QR 1 (dostęp do faktury) powinien pokazywać się zawsze po wysłaniu faktury do KSeF lub utworzeniu faktury offline. Dokumenty „w trakcie edycji", które nie zostały wysłane do KSeF, nie mają nadanych takich kodów.
• Kod QR 2 (dotyczy tylko faktur offline) nie będzie na dokumencie, który wysłaliśmy do KSeF nie tworząc go wcześniej jako offline.

8 Błąd transportu HTTP (12175)

Problem z komunikacją z serwerem KSeF:

• Niedostępność serwera MF
• Blokada antywirusa/zapory
• Problem z internetem
• Niezaktualizowany lub niewspierany system operacyjny komputera

Poczekaj i spróbuj ponownie. Sprawdź zaporę sieciową.

9 Odrzucona faktura „nieprawidłowy XML"

Komunikat „nieprawidłowy XML" oznacza, że faktura nie przeszła walidacji schemą KSeF FA(3). Postępuj zgodnie z rozwiązaniem opisanym w → pkt 5: Faktura nie przechodzi walidacji KSeF.

10 Nie mogę zaimportować faktur z KSeF

Jeśli nie udaje Ci się zaimportować faktur z KSeF, zweryfikuj:

• czy wskazałeś użytkownika uprawnionego do importowania dokumentów z KSeF
• czy wskazany użytkownik uwierzytelnił się z poziomu programu w KSeF
• czy wskazany użytkownik wygenerował certyfikat lub wgrał certyfikat wygenerowany na stronie MF i wskazał go w polu: „Automatyczne uwierzytelnienie"
• czy wskazany użytkownik ma uprawnienie do odbierania faktur. Zwróć uwagę, że osoba z uprawnieniami pierwotnymi nadanymi na wniosek ZAW-FA ma uprawnienia do zarządzania uprawnieniami, a nie do odbierania faktur - musi je nadać (nawet sobie!)
• czy zaznaczyłeś opcję: „Importuj faktury zakupowe z KSeF" i wskazałeś datę, od której chcesz zacząć import

Program cyklicznie, co pewien czas, łączy się z KSeF i importuje dokumenty. Domyślnie robi to nie częściej niż co godzinę. Dlatego po zweryfikowaniu powyższych wskazówek poczekaj. Pamiętaj, aby program był uruchomiony.

Możesz również wejść w menu: Zarządzanie → Logi systemowe i sprawdzić, czy pokazały się wpisy zatytułowane: „Synchronizacja KSeF". Kliknij dwukrotnie taki wpis i poznasz szczegóły synchronizacji, w tym ewentualne błędy.

11 Błąd uwierzytelniania „login.signedXml"

Spróbuj ponownie. Jeśli problem się powtórzy, zweryfikuj:

• czy pobrany przez Ciebie plik signed, który podpisujesz, podpisałeś raz. UWAGA: tego pliku nie można próbować podpisać ponownie. Jeśli chcesz raz jeszcze spróbować podpisać plik, musisz pobrać nowy.
• czy cały proces podpisywania i załączania pliku nie zajął Ci dłużej niż 5 minut. Wyzwanie autoryzacyjne (plik, który podpisujesz) ma swoją ważność.
• czy w numerze NIP Twojej firmy nie występują myślniki, spacje, ani litery: PL
• jeśli testowałeś KSeF w środowisku testowym lub demo, upewnij się, czy przełączyłeś się na środowisko produkcyjne
• jeśli podpisujesz plik podpisem kwalifikowanym, upewnij się, czy wybrałeś podpis „otaczający". Niedopuszczalne są podpisy „zewnętrzne".

12 Data początkowa importu faktur z KSeF stale się zmienia

Zmiana daty to sygnał o właściwym działaniu aplikacji. Data przesuwa się wraz z importowaniem dokumentów i wskazuje dzień, na którym import się zakończył. Import wykonuje się cyklicznie i „w paczkach". Stąd zanim dojdzie do daty bieżącej, może to zająć dłuższy czas.

13 Zapłaciłem kwotę z faktury pobranej z KSeF i mam informację o niedopłacie

Faktury w KSeF nie muszą uwzględniać opłat dodatkowych, które wystawca nalicza. Mogą to być np. raty za sprzęt, naliczone odsetki itp. Nie jest to błąd programu ani KSeF - tylko jego specyfika.

14 Utworzyłem fakturę kosztową z zaimportowanej z KSeF i kwoty się nie zgadzają

Format schemy FA(3) przewiduje bardzo wiele różnic pól, których nie mamy odpowiedników w programie. Inne systemy sprzedażowo-księgowe mogą także nieco inaczej przeliczać (zaokrąglać) kwoty na dokumentach. Niektóre programy w ogóle ich nie zaokrąglają, lecz „ucinają".

Tworząc fakturę kosztową na podstawie faktury zaimportowanej z KSeF, program przelicza kwoty według własnych algorytmów i uwzględnia tylko własne pola. Stąd mogą wynikać różnice. Pracujemy nad tym, aby jak najlepiej obsługiwać ten proces i uwzględniać różne warianty.

15 Uwierzytelnienie certyfikatem z aplikacji Ministerstwa Finansów

16 Komunikat „KEY IS BROKEN"

• Najczęściej: złe hasło - sprawdź dokładnie
• Jeśli hasło OK → wygeneruj nowy certyfikat w aplikacji MF

17 PAdES vs XAdES - jaki podpis do KSeF?

• PAdES - tylko PDF. Nie nadaje się do KSeF
• XAdES - uniwersalny, wymagany do KSeF. Podpis musi być wewnętrzny

18 Automatyczne uwierzytelnianie w KSeF

Samo uwierzytelnienie ≠ automatyczne łączenie. W zakładce Użytkownik wskaż certyfikat w polu „Automatyczne uwierzytelnianie".

19 Generowanie faktur offline

20 Import faktur zakupowych z KSeF

Ustawienia → Import z KSeF → zaznacz import faktur zakupowych → ustaw datę.

Zaimportowane dokumenty: Sprzedaż i zakup → Import KSeF. Na ich podstawie możesz wystawić fakturę kosztową/zakupową.

21 Data początkowa importu się zmienia

To prawidłowe działanie. Program aktualizuje datę, by nie sprawdzać ponownie zweryfikowanego zakresu.

22 KSeF w spółce (wniosek ZAW-FA)

1. Złóż wniosek ZAW-FA do US
2. Nadaj uprawnienia kolejnym osobom - także sobie
3. Każda osoba uwierzytelnia się standardowo

23 Logi systemowe w aplikacji

Narzędzia → Logi systemowe → wybierz wpis → Raport zmian.