Pomoc KSeF —najczęstsze pytania

? Najczęstsze problemy i komunikaty błędów

1 Co zrobić, jeśli obsługa KSeF w aplikacji nie działa?

Odpowiedź

1. Sprawdź środowisko produkcyjne

Przejdź do Zarządzanie → Zarządzanie KSeF → zakładka Developer. Upewnij się, że w polu „Serwer KSeF" wybrane jest środowisko produkcyjne. Kliknij „Zapisz i zamknij".

2. Włącz KSeF 2.0

Przejdź do Zarządzanie → Zarządzanie KSeF → zakładka Ustawienia.

  • W polu „Obsługa KSeF" wskaż KSeF 2.0
  • Wskaż użytkowników odpowiedzialnych za: pobieranie, sprawdzanie statusów/UPO, wysyłanie dokumentów oraz wysyłanie alternatywne
  • W polu „Wersja schemy" wybierz: e-Faktura FA(3)
  • Kliknij „Zapisz i zamknij"

3. Uwierzytelnij się w KSeF

Sposób 1 —Żądanie autoryzacyjne: Kliknij „Uwierzytelnij się". System zapisze plik, który musisz podpisać: podpis kwalifikowany, Profil zaufany lub pieczęć firmowa. Po podpisaniu załaduj plik z powrotem. Wygeneruj certyfikat KSeF: Użytkownik → Narzędzia → Certyfikaty KSeF → Generuj → Uwierzytelnianie.

Sposób 2 —Certyfikat z MF: Załaduj Certyfikat (PEM/CRT), Klucz prywatny (PEM/KEY) i podaj hasło do klucza.

4. Włącz automatyczne uwierzytelnianie

W zakładce „Użytkownik", w polu „Automatyczne uwierzytelnianie" wskaż swój certyfikat.

2 Jak wysłać fakturę do KSeF?

Odpowiedź

1. Włącz KSeF 2.0

Zarządzanie → Zarządzanie KSeF → KSeF 2.0, schema FA(3).

2. Uwierzytelnij się

Zakładka Uwierzytelnienie → wybierz metodę → wygeneruj certyfikat.

3. Wystaw i zatwierdź fakturę

Wystaw dokument jak dotychczas, zmień status na Zatwierdzony.

4. Wyślij do KSeF

  • Przycisk „Wyślij do KSeF" w zakładce KSeF
  • Przycisk po prawej stronie okna
  • Oznacz jako „Do wysyłki" —automatyczna wysyłka w tle
  • Prawy przycisk myszy → KSeF → Wyślij natychmiast

3 Co oznacza komunikat „Kod 200" w KSeF?

Odpowiedź

Kod 200 = poprawna odpowiedź serwera, ale brak dalszej akcji wskazuje na błąd konfiguracji.

  • Wybierz KSeF 2.0 + schema FA(3)
  • Sprawdź środowisko → produkcyjne
  • Zweryfikuj uwierzytelnienie

4 Błąd uwierzytelniania „login.signedXml"

Odpowiedź

Spróbuj ponownie. Jeśli problem się powtarza:

  • Ważność certyfikatu
  • NIP na certyfikacie = NIP firmy
  • Środowisko: produkcyjne
  • Najnowsza wersja programu

5 „Upłynął czas logowania w KSeF"

Odpowiedź

Masz ok. 5 minut na podpisanie pliku init.xml. Przygotuj profil zaufany/certyfikat przed kliknięciem „Uwierzytelnij się".

Wskazówka: Otwórz stronę MF w przeglądarce i zaloguj się wcześniej —dopiero potem rozpocznij proces w programie.

6 Faktura nie przechodzi walidacji KSeF

Odpowiedź
  • Faktura niezatwierdzona —zmień status na „Zatwierdzony"
  • NIP z myślnikami —KSeF wymaga formatu ciągłego: 1234567890

7 Faktura z KSeF wygląda inaczej / tabelka się rozjeżdża

Odpowiedź

Faktury z KSeF wyświetlane są jako transformata Ministerstwa Finansów (XML), nie w szablonie programu. Inny układ to norma, nie błąd programu.

Podgląd transformaty MF dostępny w wersjach płatnych (Professional, Max).

8 Brak kodu QR na fakturze z KSeF

Odpowiedź

Kody QR nie są częścią pliku XML z KSeF —widoczne tylko po zalogowaniu w systemie KSeF.

Wyjątek: Faktury offline zawierają 2 kody QR (uprawnienia wystawiającego + identyfikacja dokumentu).

9 Błąd transportu HTTP (12175)

Odpowiedź

Problem z komunikacją z serwerem KSeF:

  • Niedostępność serwera MF
  • Blokada antywirusa/zapory
  • Problem z internetem

Poczekaj i spróbuj ponownie. Sprawdź zaporę sieciową.

10 Odrzucona faktura „nieprawidłowy XML"

Odpowiedź

Spróbuj ponownie. Jeśli powtarza się —sprawdź certyfikat, NIP, środowisko produkcyjne.

Ważne: Upewnij się, że masz najnowszą wersję programu.

11 Nie mogę zaimportować faktur z KSeF

Odpowiedź
  • Środowisko: produkcyjne (nie testowe)
  • Uprawnienia: wskazani użytkownicy do pobierania
  • Zakres dat: nie starszy niż miesiąc
▶ Z filmu instruktażowego —krok po kroku

12 Uwierzytelnienie certyfikatem z aplikacji Ministerstwa Finansów

▶ Film: od 5:49 Odpowiedź

1. Wygeneruj certyfikat w aplikacji podatnika KSeF

Menu Certyfikaty → Wnioskuj → podaj nazwę, ustaw hasło → przeznaczenie: Uwierzytelnienie → Wyślij wniosek.

2. Pobierz certyfikat i klucz

Klucz prywatny pobiera się automatycznie (sprawdź Pobrane). Zaznacz certyfikat → Pobierz certyfikat (PEM).

3. Załaduj w programie

Zarządzanie KSeF → Uwierzytelnienie → załaduj certyfikat + klucz + hasło → Uwierzytelnij się.

13 Komunikat „KEY IS BROKEN"

▶ Film: od 9:29 Odpowiedź
  • Najczęściej: złe hasło —sprawdź dokładnie
  • Jeśli hasło OK → wygeneruj nowy certyfikat w aplikacji MF

14 PAdES vs XAdES —jaki podpis do KSeF?

▶ Film: od 12:59 Odpowiedź
  • PAdES —tylko PDF. Nie nadaje się do KSeF
  • XAdES —uniwersalny, wymagany do KSeF. Podpis musi być wewnętrzny
Alternatywa: Profil zaufany —darmowy i zawsze działa.

15 Automatyczne uwierzytelnianie w KSeF

▶ Film: od 10:27 Odpowiedź

Samo uwierzytelnienie ≠ automatyczne łączenie. W zakładce Użytkownik wskaż certyfikat w polu „Automatyczne uwierzytelnianie".

16 Generowanie faktur offline

▶ Film: od 24:10 Odpowiedź

1. Certyfikat offline

Użytkownik → Certyfikaty KSeF → Generuj → Tryb offline

2. Utwórz offline

Zatwierdź fakturę → zakładka KSeF → Utwórz offline (2 kody QR).

Ważne: Faktura offline zablokowana do edycji. Wyślij do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego od ustania przeszkody.

17 Import faktur zakupowych z KSeF

▶ Film: od 20:33 Odpowiedź

Ustawienia → Import z KSeF → zaznacz import faktur zakupowych → ustaw datę.

Zaimportowane dokumenty: Sprzedaż i zakup → Import KSeF. Na ich podstawie możesz wystawić fakturę kosztową/zakupową.

Uwaga: „Zakupowa" = jesteś odbiorcą. To jeszcze nie zaksięgowany koszt.

18 Data początkowa importu się zmienia

▶ Film: od 22:24 Odpowiedź

To prawidłowe działanie. Program aktualizuje datę, by nie sprawdzać ponownie zweryfikowanego zakresu.

19 KSeF w spółce (wniosek ZAW-FA)

▶ Film: od 11:35 Odpowiedź
  1. Złóż wniosek ZAW-FA do US
  2. Nadaj uprawnienia kolejnym osobom —także sobie
  3. Każda osoba uwierzytelnia się standardowo
Pieczęć firmowa = NIP firmy. Podpis kwalifikowany = konkretna osoba (PESEL). W spółce wygodniejsza pieczęć.

20 Logi systemowe w aplikacji

▶ Film: od 41:31 Odpowiedź

Narzędzia → Logi systemowe → wybierz wpis → Raport zmian.

Dla konsultanta: Zrób zrzut ekranu z logów (patrz sidebar) i wyślij w wiadomości.

⚠️ Zanim zadzwonisz — przygotuj

  • Nazwa programu (abcFaktury, mpFirma...)
  • Numer wersji — Pomoc → O programie
  • System (Windows 10/11, macOS)
  • Zrzut ekranu błędu
  • Opis — co robiłeś, co się stało
Zrzut ekranu
Windows

Cały ekran:

Print Screen

Fragment (zaznacz):

Win+Shift+S

Samo okno:

Alt+Print Screen
macOS

Cały ekran:

⌘ Cmd+Shift+5

Fragment (zaznacz):

⌘ Cmd+Shift+4

Samo okno:

⌘ Cmd+Shift+4→Spacja

Film instruktażowy: Konfiguracja KSeF krok po kroku

← Wróć na stronę główną abcFaktury
? Problemy i błędy
▶ Z filmu instruktażowego

⚠️ Zanim zadzwonisz —przygotuj

  • Nazwa programu (abcFaktury, mpFirma...)
  • Numer wersji —Pomoc → O programie
  • System (Windows 10/11, macOS)
  • Zrzut ekranu błędu
  • Zrzut logów —pyt. #20
  • Opis —co robiłeś, co się stało
Jak zrobić zrzut ekranu
Windows

Cały ekran:

Print Screen

Fragment (zaznacz):

Win+Shift+S

Samo okno:

Alt+Print Screen
macOS

Cały ekran:

⌘ Cmd+Shift+5

Fragment (zaznacz):

⌘ Cmd+Shift+4

Samo okno:

⌘ Cmd+Shift+4→Spacja
Jak wysłać zrzut

Win: Po Win+Shift+S wklej do e-maila (Ctrl+V).
Mac: Zrzut jest na Biurku —przeciągnij do e-maila.

▶ Film instruktażowy

Konfiguracja KSeF, uwierzytelnienie i wysyłka faktur