Jak uruchomić Krajowy System e-Faktur (KSeF) w mpFaktura Online

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Od 2026 roku korzystanie z niej stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. W mpFaktura Online możesz połączyć się z KSeF w kilka minut – program automatycznie pobierze faktury kosztowe, pozwoli wysyłać faktury sprzedażowe i zapewni pełną zgodność z przepisami. Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak włączyć i skonfigurować KSeF w mpFaktura Online.

Dostęp do ustawień KSeF w mpFaktura Online

Aby uruchomić moduł KSeF, upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia. Zarządzać ustawieniami KSeF może wyłącznie użytkownik z rolą Administratora. Dzięki temu tylko osoby z pełnym dostępem mogą włączyć integrację i przypisywać role związane z obsługą innym użytkownikom aplikacji mpFaktura Online.

Zarządzanie KSeF znajdziesz w jednym miejscu: Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Każda opcja w mpFaktura jest dokładnie opisana, więc nie potrzebujesz pomocy technika – system sam prowadzi Cię przez konfigurację.

Włączenie KSeF 2.0 w mpFaktura Online

Od 2025 roku Ministerstwo Finansów wdraża nową wersję systemu — KSeF 2.0, obsługującą strukturę e-Faktury FA(3). To właśnie ta wersja będzie obowiązkowa od 1 lutego 2026 r., kiedy to największe firmy wejdą w KSeF. Od 1 kwietnia 2026 KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT - także dla mikroprzedsiębiorców. Jako ostatni w KSeF wejdą przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo, których miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10. tys. zł.

Aby włączyć KSeF 2.0 w mpFaktura:

Wejdź do Menu użytkownika → Ustawienia → Moduły → Krajowy System e-Faktur (KSeF).
W sekcji Ustawienia zaznacz opcję KSeF 2.0.

Wskaż użytkowników odpowiedzialnych za:
- pobieranie dokumentów (import faktur kosztowych z KSeF),
- wysyłanie dokumentów (wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF).
Wybierz wersję schemy FA(3) – to obowiązujący dla KSeF 2.0 wzorzec e-Faktury.

Jeśli w przyszłości pojawi się nowszy format, mpFaktura automatycznie go udostępni – bez konieczności ręcznej aktualizacji aplikacji.

Włączenie modułu nie wpływa na bieżące działanie programu – po prostu dodaje nową funkcję współpracy z KSeF.

Konfiguracja użytkownika w KSeF

Po uruchomieniu integracji przejdź do:

Ustawienia → Konfiguracja użytkownika → Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Następnie uwierzytelnij się w KSeF. Możesz to zrobić:

podpisem kwalifikowanym,
profilem zaufanym,
pieczęcią elektroniczną firmy.

W mpFaktura możesz też wygenerować certyfikat KSeF – to klucz techniczny, dzięki któremu program łączy się z KSeF automatycznie, bez logowania. Dzięki temu faktury mogą być wysyłane do KSeF i pobierane z KSeF, nawet gdy nie jesteś zalogowany do programu mpFaktura Online. Certyfikat przyda się także, jeśli będziesz chciał wygenerować fakturę offline.

Wysyłanie faktury do KSeF

W mpFaktura wysyłka faktury do KSeF jest banalnie prosta. Po zakończeniu edycji dokumentu kliknij KSeF -> Wyślij teraz**, a system zajmie się resztą.

Jeśli chcesz, możesz też oznaczyć fakturę jako Do wysyłki, klikając: KSeF -> Oznacz jako do wysłania — mpFaktura prześle ją automatycznie w ustalonym czasie, np. po 5 minutach albo po 18:00.

Testowanie KSeF w mpFaktura

Zanim uruchomisz KSeF na poważnie, możesz sprawdzić, jak wszystko działa. W tym celu z poziomu aplikacji mpFaktura Online możesz skorzystać z dwóch rodzajów środowisk:

Środowisko testowe – służy do nauki, pozwala przetestować wysyłkę i import faktur bez konsekwencji prawnych.
Środowisko demo – weryfikuje poprawność logowania i uprawnień, dzięki czemu masz pewność, że integracja działa poprawnie.

Warto zacząć od trybu testowego lub demo, a dopiero po pozytywnych próbach przełączyć się na środowisko produkcyjne.

Certyfikaty testowe

Jeśli wybierzesz środowisko testowe, w module KSeF → **Narzędzia znajdziesz opcję Generowanie certyfikatów testowych. To specjalne klucze służące wyłącznie do testów. Dzięki nim możesz:

sprawdzić uwierzytelnienie,
przetestować komunikację z KSeF,
wysyłać i odbierać faktury w trybie szkoleniowym.

Pamiętaj — certyfikat testowy działa tylko w środowisku testowym lub demo, nie użyjesz go w środowisku produkcyjnym.

Podsumowanie

Obsługa KSeF w mpFaktura została zaprojektowana tak, aby każdy przedsiębiorca mógł z niej korzystać bez stresu i bez pomocy informatyka. Po jednorazowej konfiguracji i przypisaniu ról użytkownikom:

faktury sprzedażowe wysyłają się automatycznie lub wysyłasz je ręcznie – w zależności od Twoich ustawień,
faktury kosztowe pobierają się w tle,
program dba o bezpieczeństwo połączenia i o to, aby Twoje faktury były wysyłane do KSeF zgodnie z aktualną, wymaganą przez Ministerstwo Finansów schemą,
awarie KSeF nie są problemem – mpFaktura prześle faktury po przywróceniu systemu.

Całość działa automatycznie – Ty wystawiasz faktury, resztą zajmuje się system.