Konfiguracja KSeF w abcFaktury – instrukcja krok po kroku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm. abcFaktury w pełni współpracuje z KSeF — możesz wysyłać faktury sprzedażowe, pobierać faktury kosztowe i automatycznie komunikować się z systemem MF. Poniżej znajdziesz prostą, czytelną instrukcję, jak włączyć i skonfigurować KSeF w abcFaktury.
Dostęp do ustawień KSeF w abcFaktury
W abcFaktury desktop wszystkie ustawienia związane z KSeF znajdują się w jednym miejscu.
Aby je otworzyć, przejdź do Górnego menu → Zarządzanie → Zarządzanie KSeF
W module KSeF możesz samodzielnie:
włączyć obsługę KSeF,
wybrać wersję schemy,
przeprowadzić uwierzytelnienie,
wygenerować certyfikat KSeF i certyfikat offline.
abcFaktury (zarówno wersja Professional, jak i Max) pozwala na pracę tylko jednego użytkownika. To ten użytkownik domyślnie będzie wskazany jako odpowiedzialny za wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie dokumentów z KSeF.
Włączenie KSeF 2.0 w abcFaktury
Od 2025 r. Ministerstwo Finansów wdraża ulepszoną wersję systemu — KSeF 2.0, zgodną ze strukturą schemy FA(3). To ona będzie obowiązkowa dla dużych firm od 1 lutego 2026 r., a dla reszty przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
Aby włączyć KSeF 2.0, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- Przejdź do Górnego menu -> wybierz Zarządzanie - Zarządzanie KSeF
- W polu Obsługa KSeF wskaż KSeF 2.0.
- W polu Wersja schemy wybierz: e-Faktura FA(3).
- Kliknij: Zapisz i zamknij.
To wszystko — moduł jest aktywny.
Schema KSeF - FA(3) – dlaczego jest taka ważna?
Schema FA(3) to aktualny wzorzec e-Faktury niezbędny do obsługi KSeF 2.0. Schema określa:
jakie dane musi zawierać dokument,
w jakiej kolejności mają być zapisane,
w jakim formacie aplikacja powinna wysłać fakturę.
Uwierzytelnienie w KSeF - zrób to w abcFaktury
Po włączeniu modułu KSeF przejdź do:
- Przejdź do Górnego menu -> wybierz Zarządzanie - Zarządzanie KSeF
- Przejdź do zakładki Uwierzytelnienie
- Kliknij przycisk: Uwierzytelnij się.
Możesz wybrać jedną z metod uwierzytelniania:
Profil zaufany
Podpis kwalifikowany
Pieczęć firmowa
Ważne, aby rozróżniać dwie rzeczy:
Uwierzytelnienie to potwierdzenie Twojej tożsamości w KSeF (np. podpisem lub profilem zaufanym).
Certyfikat KSeF to techniczny klucz pozwalający programowi automatycznie łączyć się z KSeF w Twoim imieniu — bez każdorazowego logowania.
W abcFaktury możesz:
wygenerować certyfikat KSeF,
wygenerować certyfikat offline (niezbędny do wygenerowania faktur offline, np. podczas awarii internetu).
Wysyłka faktury do KSeF w abcFaktury
Gdy wystawisz dokument, możesz:
- wysłać go do KSeF jednym kliknięciem (przycisk: „Wyślij do KSeF”),
- oznaczyć go jako „Do wysyłki” — program wyśle go automatycznie w tle.
abcFaktury desktop cyklicznie sprawdza połączenie z KSeF i wysyła lub pobiera dokumenty według Twoich ustawień — również wtedy, gdy program działa w tle.
Pobieranie faktur kosztowych (import z KSeF)
Program automatycznie pobiera dokumenty wystawione Twojej firmie w KSeF, np. faktury za:
media,
paliwo,
usługi telekomunikacyjne,
zakupy towarów lub usług od innych firm.
Możesz ustawić, kto odpowiada za import oraz jak często program ma sprawdzać nowe dokumenty.
Testowanie KSeF w abcFaktury desktop
Zanim zaczniesz wysyłać prawdziwe faktury, możesz skorzystać z dwóch trybów:
Środowisko testowe - do nauki i ćwiczeń. Nie ma konsekwencji prawnych — idealne do sprawdzenia wysyłki i importu.
Środowisko demo - środowisko pośrednie między testowym a produkcyjnym. Sprawdza uprawnienia użytkowników oraz poprawność uwierzytelnienia.
Rekomendowane: najpierw test lub demo → potem produkcja.
Certyfikaty testowe (KSeF)
W module KSeF → Narzędzia możesz wygenerować:
certyfikat testowy (do środowiska testowego),
certyfikat offline (do wysyłki generowania faktur offline).
Certyfikaty testowe działają tylko w trybach test/demo i służą wyłącznie do sprawdzania konfiguracji. Nie można ich używać do faktur produkcyjnych.
Podsumowanie
Konfiguracja KSeF w abcFaktury desktop jest szybka i prosta. Wystarczy:
Włączyć moduł KSeF 2.0.
Wybrać schemę FA(3).
Przeprowadzić uwierzytelnienie.
Opcjonalnie przetestować konfigurację.
Od tego momentu:
faktury sprzedażowe mogą wysyłać się automatycznie,
faktury kosztowe pobierają się w tle,
komunikacja z KSeF przebiega bez Twojego udziału.
abcFaktury desktop dba o całą integrację — Ty skupiasz się na prowadzeniu firmy.