Konfiguracja KSeF w abcFaktury – instrukcja krok po kroku
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która od 2026 roku stanie się obowiązkowa dla wszystkich firm. abcFaktury w pełni współpracuje z KSeF — możesz wysyłać faktury sprzedażowe, pobierać faktury kosztowe i automatycznie komunikować się z systemem MF. Poniżej znajdziesz prostą, czytelną instrukcję, jak włączyć i skonfigurować KSeF w abcFaktury.
Dostęp do ustawień KSeF w abcFaktury
Aby mieć dostęp do funkcji związanych z obsługą KSeF 2.0, zaktualizuj swoją aplikację do najnowszej wersji rozwojowej.
W abcFaktury desktop wszystkie ustawienia związane z KSeF znajdują się w jednym miejscu.
Aby je otworzyć, przejdź do Górnego menu → Zarządzanie → Zarządzanie KSeF
W module KSeF możesz samodzielnie:
włączyć obsługę KSeF,
wybrać wersję schemy,
przeprowadzić uwierzytelnienie,
wygenerować certyfikat KSeF i certyfikat offline.
abcFaktury (zarówno wersja Professional, jak i Max) pozwala na pracę tylko jednego użytkownika. To ten użytkownik domyślnie będzie wskazany jako odpowiedzialny za wysyłkę faktur do KSeF i pobieranie dokumentów z KSeF.
Włączenie KSeF 2.0 w abcFaktury
Od 2025 r. Ministerstwo Finansów wdraża ulepszoną wersję systemu — KSeF 2.0, zgodną ze strukturą schemy FA(3). To ona będzie obowiązkowa dla dużych firm od 1 lutego 2026 r., a dla reszty przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
Aby włączyć KSeF 2.0, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- Przejdź do Górnego menu -> wybierz Zarządzanie - Zarządzanie KSeF
- W polu Obsługa KSeF wskaż KSeF 2.0.
- W polu Wersja schemy wybierz: e-Faktura FA(3).
- Kliknij: Zapisz i zamknij.
To wszystko — moduł jest aktywny.
Pamiętaj, włączenie KSeF 2.0. w abcFaktury nie zmieni sposobu, w jaki dotychczas działała Twoja aplikacja. Twój program do faktur zyska nową funkcję - obsługę Krajowego Systemu e-Faktur.
Schema KSeF - FA(3) – dlaczego jest taka ważna?
Schema FA(3) to aktualny wzorzec e-Faktury niezbędny do obsługi KSeF 2.0. Schema określa:
jakie dane musi zawierać dokument,
w jakiej kolejności mają być zapisane,
w jakim formacie aplikacja powinna wysłać fakturę.
To właśnie schema - wzorzec faktury - sprawia, że aplikacje, np. abcFaktury Professional, wiedzą, w jakim formacie przygotować fakturę, aby została zaakceptowana przez KSeF.
Uwierzytelnienie w KSeF - zrób to w abcFaktury
Aby móc obsługiwać KSeF, należy się uwierzytelnić - potwierdzić swoją tożsamość. Możesz zrobić to wprost z poziomu aplikacji abcFaktury.
Po włączeniu modułu KSeF przejdź do:
- Przejdź do Górnego menu -> wybierz Zarządzanie - Zarządzanie KSeF
- Przejdź do zakładki Uwierzytelnienie
- Kliknij przycisk: Uwierzytelnij się.
Możesz wybrać jedną z metod uwierzytelniania:
Profil zaufany
Podpis kwalifikowany
Pieczęć firmowa.
Ważne, aby rozróżniać dwie rzeczy:
Uwierzytelnienie to potwierdzenie Twojej tożsamości w KSeF (np. podpisem lub profilem zaufanym).
Certyfikat KSeF to techniczny klucz pozwalający programowi automatycznie łączyć się z KSeF w Twoim imieniu — bez każdorazowego logowania.
Certyfikaty KSeF
W abcFaktury możesz:
wygenerować certyfikat KSeF,
wygenerować certyfikat offline (niezbędny do wygenerowania faktur offline, np. podczas awarii internetu).
Jak już wiesz, aby móc obsługiwać KSeF, należy się uwierzytelnić. Możesz uwierzytelniać się za każdym razem, kiedy będziesz wysyłać faktury do KSeF lub kiedy będziesz chciał je z KSeF pobierać. Jednak z uwierzytelnianiem wiąże się kilka czynności... Aby nie musieć ich powtarzać, skorzystaj z tzw. Uwierzytelnienia poprzez certyfikat KSeF. W abcFaktury wygenerujesz certyfikat KSeF - klucz techniczny, dzięki któremu aplikacja będzie łączyć się z KSeF automatycznie.
Wysyłka faktury do KSeF w abcFaktury
Gdy wystawisz dokument, możesz:
- wysłać go do KSeF jednym kliknięciem (przycisk: „Wyślij do KSeF”),
- oznaczyć go jako „Do wysyłki” — program wyśle go automatycznie w tle.
abcFaktury desktop cyklicznie sprawdza połączenie z KSeF i wysyła lub pobiera dokumenty według Twoich ustawień — również wtedy, gdy program działa w tle.
Pobieranie faktur kosztowych (import z KSeF)
Program automatycznie pobiera dokumenty wystawione Twojej firmie w KSeF, np. faktury za:
media,
paliwo,
usługi telekomunikacyjne,
zakupy towarów lub usług od innych firm.
Możesz ustawić, kto odpowiada za import oraz jak często program ma sprawdzać nowe dokumenty.
Testowanie KSeF w abcFaktury desktop
Zanim zaczniesz wysyłać prawdziwe faktury, możesz skorzystać z dwóch trybów:
Środowisko testowe - do nauki i ćwiczeń. Nie ma konsekwencji prawnych — idealne do sprawdzenia wysyłki i importu.
Środowisko demo - środowisko pośrednie między testowym a produkcyjnym. Sprawdza uprawnienia użytkowników oraz poprawność uwierzytelnienia.
Rekomendowane: najpierw test lub demo → potem produkcja.
Certyfikaty testowe (KSeF)
W module KSeF → Narzędzia możesz wygenerować:
certyfikat testowy (do środowiska testowego),
certyfikat offline (do wysyłki generowania faktur offline).
Certyfikaty testowe działają tylko w trybach test/demo i służą wyłącznie do sprawdzania konfiguracji. Nie można ich używać do faktur produkcyjnych.
Podsumowanie
Konfiguracja KSeF w abcFaktury desktop jest szybka i prosta. Wystarczy:
Włączyć moduł KSeF 2.0.
Wybrać schemę FA(3).
Przeprowadzić uwierzytelnienie.
Opcjonalnie przetestować konfigurację.
Od tego momentu:
faktury sprzedażowe mogą wysyłać się automatycznie,
faktury kosztowe pobierają się w tle,
komunikacja z KSeF przebiega bez Twojego udziału.
abcFaktury desktop dba o całą integrację — Ty skupiasz się na prowadzeniu firmy.