Krajowy System e-Faktur KSeF – pytania i odpowiedzi
Jedną z głównych funkcji abcFaktury jest generowanie i wysyłka faktur. Już od lipca 2024r. czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do obsługi KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 stycznia 2025 obowiązkiem tym objęci będą także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT-u. Właśnie dlatego abcFaktury zostało wyposażone w narzędzia, które pozwolą Ci na obsługę KSeF.
Masz wątpliwości związane z obsługą KSeF w abcFaktury? Poniżej znajdziesz listę pytań, które najczęściej zadają nam nasi Klienci – użytkownicy abcFaktury. Sprawdź, czy nie ma tu odpowiedzi także na Twoje wątpliwości.
1. Czy po wejściu w życie KSeF nadal muszę mieć aplikację do generowania faktur?
Teoretycznie nie. Ministerstwo Finansów udostępniło przeglądarkową aplikację, która umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych i ich wysyłkę do KSeF. Aplikacja ta pozwoli więc wystawić fakturę. Niestety, to bardzo ubogie w funkcjonalności rozwiązanie. Jeśli chciałbyś:
- wysyłać paczki faktur zamiast pojedynczych dokumentów
- ustawić automatyczną wysyłkę faktur do KSeF na koniec Twojego dnia pracy
- importować faktury kosztowe z KSeF (automatycznie lub na żądanie)
- zachowywać łatwo dostępną historię wszystkich wygenerowanych przez Ciebie dokumentów
- prowadzić indeks produktów i usług, aby szybko wskazywać pozycje do dodania na fakturze
- budować bazę kontrahentów
- wystawiać dokumenty podobne lub powiązane na podstawie wcześniej wygenerowanych faktur
- zapisać wartości pewnych pól jako stałe, np. wysokość stawki VAT lub uzasadnienie zwolnienia z VAT-u
- obsługiwać magazyn
- robić kopię bezpieczeństwa swoich firmowych danych,
potrzebujesz komercyjnego rozwiązania, jakim jest abcFaktury.
2. Wystawiam faktury osobom fizycznym. Czy muszę wysyłać faktury do KSeF?
Nie. KSeF dotyczy jedynie faktur wystawianych w obrocie gospodarczym B2B. Jeśli wystawiasz faktury konsumentom – osobom fizycznym, nie musisz wysyłać faktur do KSeF.
3. Czy do faktur wysłanych do KSeF można dodawać załączniki?
Nie. Do KSeF wysyłamy jedynie faktury. Dodatkowe informacje można zawrzeć w odpowiednio przygotowanych do tego polach faktury ustrukturyzowanej.
4. Czy do KSeF należy wysyłać inne dokumenty powiązane z dokumentami handlowymi, np. dokumenty magazynowe?
Nie. Do KSeF wysyłamy jedynie faktury. Nie ma obowiązku wysyłania do KSeF innych dokumentów powiązanych z fakturą, np. dokumentów magazynowych.
5. Czy KSeF zastąpi JPKVAT (JPKV7)?
Nie. KSeF zastąpi JPKFA – plik kontrolny generowany przez przedsiębiorcę na żądanie odpowiednich organów, np. podczas kontroli. Po wdrożeniu KSeF przedsiębiorca dalej będzie zobowiązany do wysyłki plików JPKV7.
6. Czy faktury wystawione w ramach najmu prywatnego muszą być wysyłane do KSeF?
To zależy. Jeśli nabywcą w ramach najmu prywatnego jest konsument, nie mamy obowiązku wysyłania wystawionej mu faktury do KSeF. Jeśli nabywcą w ramach najmu prywatnego jest przedsiębiorca, wówczas tak. Faktura musi być fakturą ustrukturyzowaną i musi być wystawiona w KSeF.
7. Czy po wprowadzeniu KSeF nadal będzie można generować tzw. faktury uproszczone?
Nie. Od 1 stycznia 2025r. faktury uproszczone przestaną funkcjonować w polskim obrocie gospodarczym.
8. Przygotowuję kilka dostaw w miesiącu do mojego klienta. Na koniec miesiąca wystawiam mu jedną fakturę za wszystkie zrealizowane dostawy. Czy po wejście w życie KSeF będę musiał generować oddzielne faktury dla każdej z dostaw?
Nie. Do wszystkich dostaw z danego miesiąca można wygenerować jedną fakturę VAT i wysłać ją do KSeF. Co ważne, każda pozycja na fakturze może mieć uzupełnione pole z datą dostawy tejże pozycji – pole P_6.
9. Czy do KSeF trzeba wysyłać proformy?
Nie. Proformy nie mają mocy handlowej i nie są fakturami. Nie ma obowiązku wysyłania ich do KSeF.
10. Czy fakturę wysłaną do KSeF muszę przekazać odbiorcy dodatkowo w formie PDF lub papierowej?
Nie. Faktura wysłana do KSeF jest uznawana za fakturę dostarczoną do odbiorcy.
11. Czy do KSeF trzeba wysyłać noty korygujące?
Nie. KSeF zlikwiduje konieczność generowania not korygujących. Jeśli wyślemy do KSeF fakturę zawierającą błędy, będziemy zobowiązani do wystawienia faktury korygującej i wysłania jej do KSeF.
12. Czy korekty trzeba wysyłać do KSeF?
Tak. Faktura korygująca musi być wysłana do KSeF.
13. Czy KSeF poinformuje mnie o nowych fakturach kosztowych?
Nie. Natomiast komercyjne aplikacje, takie jak abcFaktury czy mpFirma, pozwalają na włączenie automatycznego importu faktur kosztowych z KSeF.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur rodzi wiele wątpliwości wśród polskich przedsiębiorców. Mimo że do 1 lipca 2024 r. jest jeszcze trochę czasu, warto już teraz przygotować się do obsługi KSeF. Z abcFaktury możesz spać spokojnie.