Numeracja faktur – jak ją prowadzić?
Dbanie o dokumenty księgowe firmy to ważne zadanie każdego przedsiębiorcy, ale nie każdy dobrze czuje się w zarządzaniu firmową administracją. Dlatego lepiej wiedzieć więcej, niż tłumaczyć się przed fiskusem. Dziś przyjrzymy się numeracji faktur – jak powinna wyglądać? Co zrobić, kiedy w numeracji powstanie luka? Jak się zachować, kiedy wystawione zostaną dwie faktury o tym samym numerze?
Numer faktury – regulacje prawne
Polskie prawo wskazuje obowiązkowe elementy faktury. Mówi o nich art. 106e ust. 1. Ustawy o VAT. Artykuł ten wśród obowiązkowych pozycji faktury wymienia m.in. numer dokumentu. Przy czym istotne jest, że ma być to kolejny numer dokumentu. Słowem - numeracja faktur musi być prowadzona chronologicznie.
Numeracja faktur musi być prowadzona chronologicznie.
Format numeracji faktur – jaki wybrać?
Zasada chronologii jest jedyną obowiązującą podczas numerowania faktur. Format numeracji może przybierać cykl:
- miesięczny – licznik zerujemy na koniec każdego miesiąca kalendarzowego i wraz z rozpoczęciem nowego miesiąca zaczynamy liczenie na nowo
- roczny – licznik zerujemy na koniec każdego roku kalendarzowego i z początkiem nowego roku zaczynamy od początku
- ciągły – numeracja nie zeruje się.
Numeracja faktur to nie tylko cyfry. Do numerów możemy dopisywać także symbole literowe, np. kiedy chcemy odróżnić faktury wystawiane przez jakiś dział lub oddział.
Luka w numeracji faktur – co robić?
Jeśli w numeracji faktur powstanie luka – zabraknie dokumentu o jakimś określonym numerze – należy sporządzić stosowne oświadczenie i przechowywać je wraz z pozostałą dokumentacją księgową.
Zdublowany numer faktury – co robić?
Może dojść do sytuacji, w której wystawimy dwie faktury o takim samym numerze dotyczące dwóch różnych transakcji. Co wówczas robić? Najlepiej skontaktować się z biurem księgowym. Praktyki są bowiem różne. Poniżej znajdziesz najczęściej wymieniane rozwiązania.
Opis faktury (notatka do faktury)
Opis faktury sprawdzi się, jeśli ten sam numer mają dwie faktury, które dotyczą różnych transakcji, obie transakcje zostały przeprowadzone i należny podatek VAT został zapłacony. Taką sytuację powinno się zgłosić do urzędu skarbowego. Wówczas zostaniesz poinstruowany, co dokładnie powinna zawierać Twoja notatka do faktury.
Korekta transakcji – wyeliminowanie transakcji z obrotu gospodarczego.
Korekta transakcji wiąże się z wystawieniem korekty do zera do obu faktur i zwrot towarów. Jeśli strony transakcji zdecydują się ponownie zrealizować transakcje, należy wówczas wystawić nowe dokumenty handlowe z poprawnymi numerami.
Wystawienie korekty do jednej z faktur i wygenerowanie nowego dokumentu z poprawnym numerem
To najbardziej wątpliwe pod względem zgodności z przepisami działanie, aczkolwiek, podobno są urzędy skarbowe, które dopuszczają korygowanie numerów dokumentów. Sprawdź, czy Twój urząd do nich należy, zanim zdecydujesz się na ten krok.
Numeracja faktur w abcFaktury
Statusy dokumentów
Każdy wystawiany w abcFaktury dokument, a więc faktura także, ma swój status. Kiedy zaczynamy pracę nad fakturą, ma ona status: W trakcie edycji, a nadany jej numer jest tylko roboczy – świadczą o tym znaki zapytania na początku numeracji. W momencie zmiany statusu faktury na: Zatwierdzony, dokument otrzyma ostateczny numer, a znaki zapytania – znikną.
UWAGA: Numer ostateczny i numer roboczy faktury wcale nie muszą być takie same.
Znaki zapytania na początku numeru faktury
Wyobraźmy sobie sytuację, że ostatnia faktura, którą zatwierdziłeś i wysłałeś do kontrahenta miała numer: 11/12/2022. Właśnie zaczynasz pracę nad nową fakturą. Jej roboczy numer to: ??12/12/2022. Przerywasz pracę nad tym dokumentem i jego wystawienie odkładasz na później. Zaczynasz obsługiwać kolejnego klienta i roboczy numer nowej faktury to: ??13/12/2022. Wprowadzasz niezbędne dane i zmieniasz status dokumentu na Zatwierdzony. Wraz ze zmianą statusu ostateczny numer faktury to 12/12/2022. Dlaczego? Bo numeracja faktur powinna być prowadzona chronologicznie, a wcześniejszy numer musi mieć ten dokument, nad którym najpierw zakończyliśmy pracę.
Jeśli obsługujesz sprzedaż i wystawiasz faktury w oprogramowaniu abcFaktury, to aplikacja pilnuje, aby Twoje faktury miały numerację chronologiczną, a każdy dokument został opatrzony indywidualnym numerem faktury. Aplikacja pozwala także prowadzenie numeracji w jednym z trzech cykli: miesięcznym, rocznym, ciągłym oraz na ustalanie własnego formatu numerów dokumentów.
Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.