Problem z uwierzytelnieniem w KSeF? Jak nadać sobie uprawnienia do wystawiania faktur w abcFaktury

Wielu użytkowników programów księgowych, takich jak abcFaktury, mpFaktura czy mpFirma, napotyka na problemy z uwierzytelnieniem podczas próby integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Częstym źródłem tych trudności jest nieporozumienie dotyczące systemu uprawnień w KSeF. Uzyskanie przez przedstawiciela spółki uprawnień do zarządzania w systemie, nadanych przez Urząd Skarbowy, to dopiero pierwszy krok. Nie oznacza on automatycznie możliwości wystawiania czy odbierania faktur.

Niniejszy artykuł wyjaśnia, dlaczego tak się dzieje i przedstawia szczegółową instrukcję, jak rozwiązać ten problem, nadając sobie samemu niezbędne uprawnienia operacyjne.

Zrozumienie problemu: Dwa rodzaje uprawnień w KSeF

Kluczem do rozwiązania problemu jest zrozumienie, że w Krajowym Systemie e-Faktur funkcjonują dwa podstawowe rodzaje uprawnień, które nie są ze sobą tożsame. Osoba wskazana przez spółkę w zawiadomieniu ZAW-FA do Urzędu Skarbowego otrzymuje wyłącznie uprawnienia do zarządzania (administracyjne). Oprogramowanie księgowe do poprawnego działania wymaga natomiast uprawnień operacyjnych ^[1].

Problem polega na tym, że osoba, która uzyskała uprawnienia administracyjne, musi następnie zalogować się do systemu KSeF i sama sobie nadać uprawnienia operacyjne. Bez tego kroku, programy takie jak abcFaktury czy mpFaktura nie będą w stanie uzyskać autoryzacji do wysyłania i odbierania faktur w imieniu firmy, co skutkuje błędem uwierzytelnienia.

Pierwszy dostęp do KSeF dla spółek: Rola formularza ZAW-FA

Dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółek z o.o., spółek akcyjnych), które nie posiadają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, standardową ścieżką uzyskania pierwszego dostępu do KSeF jest złożenie w Urzędzie Skarbowym zawiadomienia ZAW-FA ^[3].

W przypadku braku takiej pieczęci należy wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Tą drogą można wyznaczyć do zarządzania uprawnieniami wyłącznie jedną osobę. Po autoryzacji w KSeF powinna ona nadać sobie uprawnienia np. do wystawiania faktur i/lub dostępu do faktur ponieważ na podstawie złożonego zawiadomienia ZAW-FA posiada wyłącznie systemowo nadane uprawnienia do nadawania i przeglądania uprawnień ^[3].

Proces ten wygląda następująco:
1. Wypełnienie formularza ZAW-FA: Spółka wskazuje w nim dane jednej, konkretnej osoby fizycznej (np. członka zarządu, głównego księgowego), która jako pierwsza uzyska dostęp do KSeF w imieniu firmy.
2. Złożenie zawiadomienia: Dokument można złożyć papierowo we właściwym urzędzie skarbowym lub elektronicznie (np. przez e-Urząd Skarbowy) ^[4].
3. Potwierdzenie: Po przetworzeniu wniosku przez Urząd Skarbowy, wskazana osoba otrzymuje na swój adres e-mail automatyczne powiadomienie o nadaniu uprawnień do zarządzania [5].

Od tego momentu osoba ta staje się administratorem KSeF dla danej firmy, ale – co kluczowe – nie ma jeszcze uprawnień do obsługi faktur.

Rozwiązanie: Jak nadać sobie uprawnienia operacyjne? Instrukcja krok po kroku

Aby rozwiązać problem z uwierzytelnianiem w programach księgowych, osoba wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA musi wykonać poniższe kroki.

Krok 1: Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF

Przejdź na oficjalną stronę Aplikacji Podatnika KSeF: https://ksef.mf.gov.pl/ (lub na stronę środowiska produkcyjnego, jeśli już działa).

Krok 2: Uwierzytelnij się

Wybierz jedną z dostępnych metod logowania, aby potwierdzić swoją tożsamość. Najczęściej będzie to: * Profil Zaufany * Kwalifikowany podpis elektroniczny

Krok 3: Przejdź do zarządzania uprawnieniami

Po poprawnym zalogowaniu, w menu aplikacji odszukaj i kliknij zakładkę „Uprawnienia”.

Krok 4: Nadaj uprawnienia samemu sobie

W panelu zarządzania uprawnieniami należy zainicjować proces nadawania nowych uprawnień. System poprosi o wskazanie podmiotu lub osoby, której mają być one przyznane. W tym miejscu należy wskazać samego siebie, podając swoje dane (np. numer PESEL).

Następnie należy określić zakres nadawanych uprawnień. Aby zapewnić pełną funkcjonalność w programach księgowych, zaznacz co najmniej: * Uprawnienie do wystawiania faktur * Uprawnienie do dostępu do faktur

Po zatwierdzeniu operacji, system przypisze Ci wskazane uprawnienia operacyjne.

Podsumowanie

Po wykonaniu powyższych kroków Twoje konto w KSeF będzie posiadało zarówno uprawnienia administracyjne, jak i operacyjne. Dzięki temu, przy kolejnej próbie konfiguracji integracji w programie abcFaktury, mpFaktura lub mpFirma, proces uwierzytelnienia powinien zakończyć się sukcesem. Aplikacja będzie mogła uzyskać niezbędny dostęp do wystawiania i odbierania e-faktur w imieniu Twojej firmy.

Pamiętaj, że prawidłowa konfiguracja uprawnień w KSeF jest fundamentem sprawnego działania całego systemu fakturowania w Twojej firmie. Poświęcenie kilku minut na samodzielne nadanie sobie uprawnień operacyjnych pozwoli uniknąć wielu frustracji i problemów technicznych w przyszłości.

Referencje

[1] Ministerstwo Finansów, "Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień", https://ksef.podatki.gov.pl/media/2qybmm1r/srody-z-ksefmodul-iiuwierzytelnienie-i-autoryzacja-w-ksef-oraz-nadawanie-uprawnien.pdf

[2] Ministerstwo Finansów, "Jak uzyskać dostęp do KSeF?", https://www.gov.pl/web/kas/jak-uzyskac-dostep-do-ksef

[3] BinSoft, "Konfiguracja KSeF w mpFaktura – instrukcja krok po kroku", https://www.mpfaktura.pl/blog/konfiguracja-ksef-w-mpfaktura-instrukcja-krok-po-kroku

[4] Poradnik Przedsiębiorcy, "Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA na potrzeby KSeF?", https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zawiadomienie-zaw-fa-wzor-z-omowieniem